پیشینهی مهندسی مجدد فرآیندهای كسب و كار، به قبل از شكلگیری سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان برمیگردد. نخستین فعالیتهای مهندسی مجدد در دهه 1980 آغاز شد. طی آن سالها فعالیتهای مختلفی برای بهبود فرآیندها و ایجاد فرآیندهای كارا صورت گرفت. مهندسی مجدد تاثیرات بسیاری بر سازمانها برجای گذارده است. كاهش نیروی انسانی، كاهش زمان سیكل تولید محصولات و ارایهی خدمات و افزایش انعطافپذیری سازمانها را میتوان به عنوان اصلیترین تاثیرات مهندسی مجدد بر سازمانها برشمرد. اعتبار اصلی سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، پیروی از فلسفه مهندسی مجدد در طراحی مجدد فرآیندها و جریانهای اطلاعاتی سازمانها بوده است. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان فراتر از یك سیستم اطلاعاتی یكپارچه، سازمانها را به سمت بازنگری و بازبینی فرآیندها و ساختارهای خود سوق دادهاند. این سیستمها با انتقال تجربیات برتر در حوزهی فرآیندهای عملیاتی و زیرساختاری، سازمانها را به سمت افزایش كارایی فرآیندها و ارتقای انعطافپذیری سازمانها هدایت كردهاند. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، فرآیندها را به گونهای تغییر میدهند تا قابلیت پاسخگویی سازمان به نیازهای مشتریان افزایش یافته و یكپارچگی عملیاتی میان تمامی فرآیندهای كسب و كار ایجاد شود.
مهندسی مجدد، با هدف شناسایی بهترین روش انجام یك مجموعه فعالیتهای خاص، فرآیندهای سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار میدهد. برای این كه سیستم برنامهریزی منابع سازمان بتواند برای سازمان سودمند و اثربخش باشد، باید دست كم برخی از روشهای كسب و كار سازمان تغییر یافته و روشهای جدیدی توسعه یابند. از این رو مهندسی مجدد فرآیندهای كسب و كار با پیادهسازی و استقرار سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، ارتباط نزدیكی دارد. مهندسی مجدد فرآیندها، روشهای مختلف انجام یك فرآیند خاص را بررسی كرده و بهترین روشها را برمیگزیند.
پیشینهی مهندسی مجدد فرآیندهای كسب و كار، به قبل از شكلگیری سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان برمیگردد. نخستین فعالیتهای مهندسی مجدد در دهه 1980 آغاز شد. طی آن سالها فعالیتهای مختلفی برای بهبود فرآیندها و ایجاد فرآیندهای كارا صورت گرفت. مهندسی مجدد تاثیرات بسیاری بر سازمانها برجای گذارده است. كاهش نیروی انسانی، كاهش زمان سیكل تولید محصولات و ارایهی خدمات و افزایش انعطافپذیری سازمانها را میتوان به عنوان اصلیترین تاثیرات مهندسی مجدد بر سازمانها برشمرد. اعتبار اصلی سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، پیروی از فلسفه مهندسی مجدد در طراحی مجدد فرآیندها و جریانهای اطلاعاتی سازمانها بوده است. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان فراتر از یك سیستم اطلاعاتی یكپارچه، سازمانها را به سمت بازنگری و بازبینی فرآیندها و ساختارهای خود سوق دادهاند. این سیستمها با انتقال تجربیات برتر در حوزهی فرآیندهای عملیاتی و زیرساختاری، سازمانها را به سمت افزایش كارایی فرآیندها و ارتقای انعطافپذیری سازمانها هدایت كردهاند. سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان، فرآیندها را به گونهای تغییر میدهند تا قابلیت پاسخگویی سازمان به نیازهای مشتریان افزایش یافته و یكپارچگی عملیاتی میان تمامی فرآیندهای كسب و كار ایجاد شود.
اُلیری دو روش اصلی مهندسی مجدد آزاد و مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری را برای پیادهسازی مهندسی مجدد ارایه كرده است. گرچه این دو روش، تنها روشهای پیادهسازی مهندسی مجدد نیستند، بیان آنها میتواند گزینههای ممكن برای اجرای مهندسی مجدد را به خوبی تشریح و ارتباط سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان و مهندسی مجدد را بیان كند.
مهندسی مجدد آزاد: در این روش، مهندسی مجدد بدون در نظر گرفتن سیستم یا فناوری خاصی و بر اساس نیازهای سازمان اجرا شده و هیچ محدودیت از پیش تعریف شدهای برای بازنگری و طراحی فرآیندها تعریف نشده است. در روش مهندسی مجدد آزاد، فرآیندهای بهینه برای سازمان طراحی میشود. این روش در مقایسه با روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، گرانتر است، لیكن برای پاسخگویی به نیازهای سازمان، انعطافپذیری بیشتری دارد. این روش، از روش مهندسی مجدد بر مبنای فناوری كندتر و پیادهسازی آن نیز مشكلتر است. با بهرهگیری از این روش سازمانها میتوانند به مزیت رقابتی دست یابد، چون فرآیندها تنها برای آنها ایجاد شده و رقبا نمیتوانند به این فرآیندها دسترسی داشته باشند. اجرای مهندسی مجدد با این روش ممكن است تغییرات اساسی و ریشهای را برای سازمان به همراه داشته باشد. این روش در صورتی كه با آموزش، فرهنگسازی و مشاركت كاركنان همراه باشد، در عمل با مشكلات كمتری از لحاظ حمایت كاركنان روبهرو خواهد شد. هرچند كه در این روش ممكن است فرآیندهایی كه كاربران با آنها درگیر هستند به صورت كامل تغییر كنند.
مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری: در این روش ابتدا سیستم برنامهریزی منابع سازمان انتخاب شده و سپس بر اساس این سیستم، مهندسی مجدد فرآیندها صورت میگیرد. اُلیری از این روش با عنوان مهندسی مجدد محدود، یاد میكند. این روش نسبت به روش مهندسی مجدد آزاد سادهتر و ارزانتر است. چون نیازی به تغییر سیستم نیست و تنها فرآیندهای سازمان با توجه به سیستم تغییر میكنند. این روش فرآیندهای سازمان را بر اساس قابلیتهای سیستم طراحی میكند. به عنوان مثال فرآیندهای محصولات شركت SAP به گونهای طراحی شدهاند كه بتوانند كارها را به بهترین نحو انجام دهند. شركتهایی كه محصولات SAP را به صورت كامل پیاده میكنند، فرآیندهای خود را به گونهای طراحی میكنند كه با فرآیندهای سیستمهای SAP مطابق باشد. روش مهندسی مجدد بر مبنای فناوری، سازمان را با چالشهایی نیز روبرو میسازد. طراحی فرآیندها براساس یك سیستم جدید بدون در نظر گرفتن خواستها و نیازهای كاربران، مقاومت و نارضایتی آنها را برانگیخته و هزینههای آموزشی قابل توجهی را متوجه شركتها میكند.
بنابر اذعان اُلیری در عمل بسیاری از موارد مهندسی مجدد براساس روش مبتنی بر فناوری صورت میگیرد. طی مطالعاتی كه در خصوص پیادهسازی سیستم R/3 صورت گرفته، مشخص شده است كه حدود 16 درصد از شركتها، قبل از پیادهسازی سیستم، فرآیندهای خود را مهندسی مجدد نمودهاند. 30 درصد از این شركتها نیز اعتقاد داشتهاند كه نیازی به مهندسی مجدد فرآیندهایشان ندارند و 10 درصد نیز پس از پیادهسازی سیستم قصد مهندسی مجدد فرآیند داشتهاند. اغلب شركتها اعتقاد داشتهاند كه مهندسی مجدد باید به صورت همزمان با پیادهسازیR/3 صورت گیرد. 35 درصد از شركتها نیز به تغییر فرآیندها براساس روش مهندسی مجدد آزاد اعتقاد داشتهاند. در جدول 3 مزایا و معایب هر دو روش بیان شده است.
اُلیری بیان میكند كه روش مهندسی مجدد آزاد برای سازمانهای بزرگ مناسب است. سازمانهایی كه درآمدهای بالایی داشته باشند و بتوانند سرمایهگذاریهای كلانی را برای مهندسی مجدد فرآیندها و پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان انجام دهند، این سازمانها ممكن است با هدف كسب مزیتهای استراتژیك به مهندسی مجدد فرآیندهای خود بپردازند. روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری، برای سازمانهای كوچكی مناسب است كه با محدودیت بودجه و هزینه روبرو هستند. هرچه فرآیندهای سازمان استانداردتر باشد، امكان استفاده از روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری بیشتر خواهد بود. به هر حال طبق نظر اُلیری مهندسی مجدد فرآیندها یكی از اقدامات اساسی قبل از پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان است.
جدول 1- مقایسههای روش مهندسی مجدد آزاد و مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری
|
مزایای مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری |
مزایای مهندسی مجدد آزاد |
|
تمرکز بر برترین تجربیات |
عدم محدودیت در استفاده از ابزار |
|
استفاده از ابزارهای سیستم ، برای مهندسی مجدد |
عدم محدودیت در مورد قابلیت های فناوری |
| سادگی روش به علت مشخص بودن محدوده فرآیندها | در نظر گرفتن ویژگیهای منحصر به فرد سازمان |
| اطمینان از ممکن بودن فرآیندها | مستقل بودن فرآیندها از تغییرات سیستم |
| افزایش قابلیت اطمینان سیستم با بهره گیری از تجربیات دیگران | حفظ مزیت رقابتی شرکت |
| صرفه جویی در زمان و هزینه | |
| در دسترس بودن نرم افزار | |
|
معایب مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری |
معایب مهندسی مجدد آزاد |
| محدود شدن مهندسی مجدد به واسطه محدودیت ابزار | نبود یک ساختار مبنا برای طراحی ها |
| محدودیت توسعه سیستم به واسطه محدودیت فناوری | احتمال امکان پذیر بودن سیستم |
| عدم دسترسی به مزیت رقابتی | درگیری تعداد بیشتری از مشاوران |
| عدم دسترسی به تمامی تجربیات برتر | هزینه بالا و زمان طولانی تر |
| امکان عدم تطابق فرآیندها با سیستم انتخابی |
اُلیری مطالعات خود را قبل و بعد از پیادهسازی سیستم برنامهریزی منابع سازمان در چندین شركت تكرار كرد. براساس مطالعات او تنها 16 درصد از سازمانها قبل از تجربه پیادهسازی سیستم، معتقد به انجام مهندسی مجدد قبل از پیادهسازی سیستم بودهاند. لیكن پس از تجربه پیادهسازی این رقم به 35 درصد افزایش یافته است. قبل از پیادهسازی سیستم، 33 درصد از شركت اعتقادی به اجرای مهندسی مجدد نداشتهاند، در حالی كه پس از پیادهسازی سیستم تنها 10 درصد از آنها چنین اعتقادی داشتهاند. با این اوصاف مشخص میشود كه حتا اگر روش مهندسی مجدد مبتنی بر فناوری نیز انتخاب شود، مهندسی مجدد فرآیندها ضروی است.
